Découvrez l'AHSM

L’Association Hospitalière Sainte-Marie, 5 600 collaborateurs répartis sur 6 territoires, est leader dans la prise en charge psychiatrique et médico-sociale en France. L’AHSM gère des établissements privés de statut ESPIC situés dans les Territoires : Alpes-Maritimes, Ardèche-Drôme, Aveyron, Haute-Loire, Puy de Dôme- Allier, Rhône.

VOTRE MISSION

Inventaire des tâches de la fonction assistant (e) – secrétariat :

  • Accueil et orientation des visiteurs
  • Gestion des appels téléphoniques : réception, orientation, messages …
  • Accueil du personnel (renseignements divers, rédaction ordre de missions …)
  • Gestion des clés : préparation et remise de trousseaux, rédaction des attestations, retour des clés, mise à jour du fichier informatique
  • Utilisation du logiciel SIMONS VOSS pour paramétrage des badges de contrôle d’accès
  • Traitement des demandes d’intervention, de dépannage avec orientation suivant les urgences et les métiers, des bons aux contremaîtres et/ou techniciens
  • Traitement des demandes d’intervention urgentes par appel direct aux techniciens soit par BIP soit par téléphone
  • Traitement des demandes d’intervention pour les dépannages ascenseurs par appel direct chez OTIS (liste appareils) et appel d’un technicien du CH si une personne doit être désincarcérée
  • Saisie et collecte des données pour les rapports d’activités
  • Mise à jour des divers annuaires
  • Traitement du courrier (arrivé/départ)
  • Commandes des fournitures de bureau + gestion du stock des fournitures et papeterie
  • Commandes EPI + gestion stock
  • Commande + gestion stock DICTAPHONE
  • Frappe pièces écrites de documents servant aux appels d’offres (CCTP, CCAP, devis, descriptifs, divers)
  • Frappe documents divers : courriers, mémos, compte-rendu, notes d’information, de service, etc…
  • Vérification et mise à jour des tableaux pour suivi de toutes les consommations ELECTRICITE GAZ EAU … pour toutes les structures, associés aux accords de règlements
  • Suivi des factures relatives aux différents chantiers : relevés de situations, tableaux de suivi des règlements
  • Classement, archivage compte-rendu des réunions de chantier
  • Mise à jour des documents QUALITE pour les Services Généraux
  • Gestion des notes de frais + ordre de mission
  • Classement des documents et courriers du Centre Hospitalier et des structures extérieures
  • Classement chrono courriers
  • Classement note d’information, note de service, documents relatifs au personnel, documents divers
  • Gestion de planning : mise à jour des plannings du personnel des services généraux, suivi des absences, contrôle des RTT, CP, etc…
  • Tous les mois: saisie et suivi de la production de la blanchisserie : lavages, consommations énergie, produits lessiviels, saisie du poids du linge lourd par structures
  • Envoi aux services administratifs et financiers : tableau de suivi des heures effectuées par les Services Techniques + récapitulatif pour la production en blanchisserie + suivi des travaux effectués à la reprographie
  • Gestion des Plans de Prévention des Risques (mail, scan, archivage) + courrier adressé au CSSCT + Inspection du TravaiL

Inventaire des tâches de la fonction reprographie :

  • Gestion et traitement des demandes de travaux
  • Conception graphique : affiches, cartes de visites, panneaux indicateurs, etc…
  • Tirage documents, dossiers
  • Conception liasses, assemblage, collage, coupe
  • Gestion commandes et stocks papiers, papeteries, etc…
  • Edition documents pour le Bureau des Entrées et classement pour suivi dans classeurs (IMP / DOC …)
  • Suivi et mise à jour du tableau mensuel des travaux effectués

VOTRE REMUNERATION

A négocier selon CCN51 et expérience.

Reprise de l’ancienneté, Prime Ségur, Prime annuelle, Mutuelle, Prévoyance, Épargne retraite, Comité social et économique…

VOTRE PROFIL

Utilisation / connaissance / maîtrise des logiciels

  • INTRANET
  • OCTIME logiciel de gestion des ressources humaines
  • OUTLOOK
  • AMADEUS logiciel de traitement des demandes d’intervention et maintenance préventive
  • Excel
  • Word
  • Publisher logiciel pour la reprographie

Capacités / Qualités :

  • Maîtriser les techniques et le savoir-faire du poste
  • Faire preuve de motivation, se rendre disponible face aux nécessités de service
  • Respecter les consignes de l’encadrement
  • Etre force de proposition et savoir prendre des initiatives
  • Disposer d’un esprit d’équipe
  • Savoir être à l’écoute
  • Ponctualité et assiduité
  • Rigueur et organisation
  • Méthodologie dans le travail
  • Sens des responsabilités
  • Adaptation aux évolutions du poste

Formation :

BTS Brevet Technicien Supérieur – Assistant (e) de Direction

Expérience :

Exigée dans emploi administratif à minima de 2/3 ans.

 

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