Secrétaire administrative (H/F) – Maison d’Accueil Spécialisée

VOS MISSIONS

L’accueil

Accueil physique et ou téléphonique des résidents, des familles, des représentants et des services techniques, du personnel (stagiaires…)

Réception des livraisons.

Orientation et renseignements.

Le standard

Réception des appels téléphoniques et orientation vers la personne concernée

Le travail de secrétariat

Gestion du courrier départ et arrivé – distribution ;

 Rédaction de courriers et comptes rendus ;

Réception et envoi de mails ;

Suivi et mise à jour de Via Trajectoire et mouvements sur NETSOINS : vérification journalière des mouvements des résidents ;

Rédaction de document relatif au fonctionnement administratif de la MAS : Planning d’activités des résidents ; tableau de bord ; organisation du CVS et rédaction du rapport d’activité ; affiche pour les différentes réunions ; mise à jour des différents documents relatifs aux produits d’hygiène en relation avec les référents ; gestion administrative des sorties des résidents ;

Gestion informatique des rendez-vous médicaux, des visites familles, des visios … ;

Secrétariat en lien avec le médecin : Prise de rendez-vous et rapport le cas échéant ; courriers, frappe de tout document nécessaire ; dossiers MDPH.

Réservation des véhicules de la MAS ou de l’hôpital (par la messagerie interne) pour les différentes sorties ou activités.

Stockage au secrétariat des clés des véhicules, l’argent de poche des résidents et  l’ordre de mission pour chaque sorties (enveloppe faite à cet effet)

Stockage des cigarettes de chaque résident et commande du stock aux organismes de tutelles (chaque début de mois) ;

Travail administratif en lien avec le bureau des entrées : Pointage des mouvements et vérification mensuelle avant la facturation ; transmission de tout document relatif au dossier du résident (courrier tuteur, MDPH…) ; transmission des paiements par chèque effectués par les familles ou tuteurs (forfait journalier, argent de poche pour les résidents) ; récupérer argent de poche des résidents au bureau des entrées

Réalisation des bons de commande aux services économiques (CEGID)

Passage de commandes (commandes internes) des produits de droguerie, comptage du linge à usage unique, bureau.

Participer aux réunions d’organisation et thématiques du service.

Participer aux réunions et groupes de travail pour le projet d’établissement, la démarches qualité et l’évaluation unique.

VOTRE PROFIL

Compétences et ressources :

 Une capacité d’organisation et de gestion des priorités ;

Le sens du contact ;

La capacité d’adaptation ;

L’esprit d’initiative ;

Maitrise de l’outil informatique

VOTRE FUTUR POSTE

Type d’emploi : CDI  – Mi temps – 1 semaine 2 jours de travail ; 1 semaine 3 jours de travail

Salaire : Rémunération : de 1.019 euros à 1.327 euros selon ancienneté + prime annuelle

Avantages

• Mutuelle (gratuité pour les enfants)
• Compte épargne temps
• 11 RTT
• Prévoyance
• Epargne retraite
• Restauration d’entreprise
• Comité Social et Economique (bons cadeaux, chèques vacances, participation financière pour les activités sportives de toute la famille, …)